Verandermanagement

Neem je medewerkers mee in het veranderproces: aandachtspunten en valkuilen

Als organisatie ben je continu in verandering. Soms omdat de omgeving dit van je vraagt of omdat de verandering nodig is om je ambities te behalen,  je wilt verder professionaliseren als organisatie. In beide gevallen is het meenemen van je medewerkers essentieel. Zij maken uiteindelijk de verandering. Communicatie speelt hierin een sleutelrol. In de deze blog geven we je een aantal tips voor het veranderproces. 

De opgave in beeld
Voordat je begint met communiceren, is het belangrijk om voor jezelf drie vragen te beantwoorden:

• Aan welk doel draagt de verandering bij?
• Waarom is de huidige situatie een probleem?
• Wat moet de situatie zijn als communicatie heeft gewerkt?

Door deze vragen te beantwoorden kan je aan jouw medewerkers duidelijk maken waarom de verandering nodig is. Je creëert urgentiebesef. Neem ze vanaf het begin mee in het verhaal en het proces zodat je draagvlak en begrip creëert. En ga niet te snel. Zelf ben je continue met het veranderproces bezig, echter neem de tijd om stil te staan bij de vragen van medewerkers. 

Vergeet niet dat je in een moving fase zit! 

Aandachtspunten communicatie
Communicatie kan een grote bijdrage leveren aan het veranderproces. We hebben enkele aandachtspunten op een rijtje gezet hoe je communicatie succesvol kan inzetten:

• Het communiceren over de verandering is een continue proces, niet iets eenmaligs.
• Ben je bewust van het feit dat er verschillende typen medewerkers zijn, die anders met verandering omgaan en andere (communicatie)behoeften hebben.
• Haakjes: woorden steeds terug laten komen om mensen te begeleiden en mee te nemen in je verhaal.
• Maak het concreet, deel feiten.
• Luister, maak tijd en kom niet meteen met de oplossing. Mensen willen soms gewoon hun verhaal delen.
• Breng in beeld welke informele informatie kanalen er zijn naast de officiële wegen zoals intranet.
• Ga na een personeelspresentatie of mededeling na of het verhaal goed is geland. Is de juiste boodschap blijven hangen of verdient het nog extra aandacht?
• Maak korte termijnsuccessen mogelijk en communiceer deze zodat je medewerkers vertrouwen houden in de verandering.
• Maar onthoudt ook, je doet het bijna nooit goed voor iedereen!

Valkuilen communicatie
Ook zien we in een veranderproces meerdere communicatievalkuilen: 

• Er is geen goed verhaal waarom er iets veranderd moet worden.
• Er is geen goed voorbeeldgedrag en daardoor is de communicatie niet geloofwaardig.
• Een grote groep werknemers wordt niet betrokken in de communicatie rondom de verandering
• De communicatie is eenzijdig, er wordt alleen op inhoud gecommuniceerd en niet op procedure, gevoel en interactie. 

Allemaal valkuilen waardoor het lastig is je medewerkers mee te krijgen in de verandering die je voor ogen hebt. Zorg dat je je bewust blijft van deze valkuilen en probeer ze te voorkomen. 

Daarnaast zien we vaak dat er veel tijd wordt besteed aan het analyseren en het uitzetten van de route voor de organisatieverandering, maar dat er te weinig tijd wordt besteed of gegeven aan de medewerkers om de verandering te begrijpen of tot zich te nemen. Onderstaand een voorbeeld van de tijdsbesteding die je vaak ziet bij organisaties:

• 5 maanden nodig hebben om het probleem te analyseren.
• 5 weken zoeken naar de beste oplossing.
• 5 dagen gebruiken om de planning voor gekozen oplossing voor te bereiden.
• 5 uur gebruiken voorde vergaderingen met het personeel over de verandering.
• 5 minuten reserveren voormedewerkers om te reageren

Wij hopen jullie te hebben geïnspireerd met bovenstaande aandachtpunten en valkuilen. Is jouw organisatie klaar voor verandering of zit jouw organisatie midden in een verandering? Wij ondersteunen en sparren graag om jullie organisatieverandering optimaal te laten verlopen.