Hoe breng je jouw stakeholders in beeld

Hoe breng je jouw stakeholders in beeld

Stakeholders zijn mensen, groepen en organisaties die beïnvloed worden door of invloed hebben op jouw organisatie. Alvorens te starten met een project is het belangrijk dat de stakeholders in beeld zijn. Een stakeholdersanalyse brengt in kaart met welke betrokkenen rekening gehouden dient te worden. Bij bijvoorbeeld een gebiedsontwikkeling speelt de omgeving een belangrijke rol, maar ook voor een organisatie is van het belang om te weten welke actoren toegevoegde waarde leveren. Op het moment dat je de belangen van je stakeholders kent, heb je een prachtige bron van informatie. In deze blog gaan we verder in op de analyse van stakeholders rondom een project.

Wie zijn de belangrijkste stakeholders?

De krachtenveldanalyse is een methode om de stakeholders die van belang zijn te analyseren. De analyse brengt de diverse stakeholders (of ‘krachten’) in kaart en geeft aan in welke mate de stakeholder positief dan wel negatief tegenover het project staan.

De krachtenveldanalyse bevat drie stappen:

1. Het is belangrijk om het niveau van betrokkenheid in kaart te brengen, is de stakeholder vriend, twijfelaar of vijand van het 'project'?
2. Vervolgens deel je de stakeholders over de volgende 4 kwadranten:

• Wie beslissen over het project?
• Wie stellen er mensen, middelen of deskundigheid beschikbaar?
• Wie gebruiken het resultaat en ondervinden de gevolgen daarvan?
• Wie voeren het project uit?

Daarna bekijk je of de stakeholder onzichtbaar betrokken, zichtbaar betrokken of direct betrokken is, Hiermee bepaal je de juiste ring voor de stakeholder.

Welke issues spelen er?

Een verdiepingsslag op de stakeholderanalyse is het in kaart brengen van de issues die er spelen. Een issue is een onderwerp dat (mogelijk) discussie oproept, waarover je bij voorkeur proactief het gesprek aan gaat. Met de issues als vertrekpunt breng je de standpunten en belangen van de stakeholders in beeld. Door het analyseren van de belangen achter de standpunten komen we tot een gedragen oplossing voor alle partijen. Zo kunnen er meerdere belangen spelen:

• Maatschappelijke belangen: in elke complexe situatie spelen collectieve belangen een rol. Deze verschillen per situatie en context.
• Organisatiebelangen: veelal gekoppeld aan de doelen en kernwaarden van de organisatie.
• Individuele belangen: persoonlijke overtuigingen, drijfveren en belangen spelen in ieder proces een rol.

Probeer de belangen af te wegen. Bij een stakeholderanalyse leer je hier op een strategische manier over na te denken, en zie je verbanden tussen deze belangen en kun je deze meer met elkaar in lijn brengen. Zie hieronder een weergave van de tool om voor een issue de bijhorende stakeholders met hun standpunten en belangen weer te geven:

Hoe betrek je stakeholders bij je project?

Wanneer het krachtenveld en de issues met bijhorende standpunten en belangen zijn uitgewerkt,  kunnen we gaan kijken met welke strategie we welke stakeholder gaan betrekken bij het project. Dit doe je afzonderlijk voor iedere issue. Aangezien er een andere strategie nodig kan zijn voor een stakeholder voor de ene issue dan voor de andere. Qua strategie erkennen we vier niveaus van participatie:

• Bewerken: deze bestaat uit de kern van belangrijkste stakeholders. Deze moeten in een vroeg stadium betrokken worden bij het project.
• Tevreden houden: deze stakeholders hebben een groot belang in het project maar hebben er afzonderlijk een kleine invloed op.
• Monitoren: met deze groep dient vroeg in het proces in overleg getreden worden. Dit om verrassingen aan weerszijden, en daarmee mogelijk vertraging in het project te voorkomen.
• Informeren: deze groep bestaat grotendeels uit stakeholders die verder van het project af staan. Ze hebben geen direct belang bij het project en er geen directe invloed op. Het is verstandig deze groep op regelmatige wijze te informeren over de actuele stand van zaken van het project, om te voorkomen dat ze voor onaangename verassingen komen te staan, wat een negatieve houding tot gevolg kan hebben.

Bouw aan een goede relatie

Als laatste nog een aantal tips om een goede relatie op te bouwen met je stakeholders:

• Streef naar een win-win situatie
• Geef openheid van zaken
• Oprechte aandacht voor de ander is belangrijker dan welk onderzoek dan ook
• Constructieve relaties zorgen voor de wil om samen te werken, ook als er tegengestelde belangen zijn
• Stakeholders die niet (tijdig) worden gezien en betrokken kunnen een gevoel krijgen van buitensluiten met als gevolg verzet
• Een goede relatie kan het verschil betekenen tussen samenwerken en tegenwerken
• Investeer in een gezamenlijk beeld
• Afhankelijk van participatieniveau; werk samen vervolgstappen uit

De informatie uit de stakeholderanalyse gebruik je in je communicatie met de verschillende stakeholders. Leer jouw omgeving snel kennen, voer een stakeholderanalyse uit! Wij helpen je er graag bij.